Herramienta de colaboración ligera y fácil con un futuro incierto.
Skype for Business (SFB) es una aplicación enfocada en los negocios que te permite enviar mensajes instantáneos, hacer llamadas telefónicas y de video, compartir pantalla, organizar y grabar reuniones, y colaborar en general con tus colegas. Si alguna vez has usado Microsoft Lync, estás de suerte: Lync fue renombrado a Skype for Business en 2015, mejorando las funcionalidades principales de Lync desde entonces.Ten en cuenta que este es un producto separado de Skype para consumidores. Es importante hacer esta distinción, ya que SFB no debe considerarse como un reemplazo de teléfono o servicio de VOIP. No se pueden realizar llamadas telefónicas de emergencia. Sirve como una herramienta de colaboración ligera. Cualquier empresa que utilice el ecosistema de Microsoft, especialmente las pequeñas empresas, debería echar un vistazo a SFB. Se integra perfectamente con Outlook, desde donde puedes crear reuniones de Skype y llenar tu lista de contactos. Ofrece una variedad de opciones de planes a precios atractivos, aunque entender esa red de opciones resulta difícil (ver aquí). Por último, Microsoft ya ha anunciado que Teams reemplazará a SFB y no está claro cuándo ocurrirá el cese.
Una experiencia agradable
La simplicidad es su fortaleza
En su núcleo, SFB te permite seleccionar a otro usuario de SFB de una lista de contactos y desde allí, iniciar una conversación de mensajes instantáneos, hacer una llamada (si tienes esa capacidad) o compartir tu pantalla. Las características adicionales se basan en esa premisa básica.
Fácil de aprender y con una interfaz intuitiva
La aplicación se ubica en el lateral de tu pantalla y tiene un aspecto alto y delgado. Tu nombre aparece en la parte superior junto con tu foto, estado de disponibilidad (disponible, ausente, no molestar, etc.) y un mensaje personal para que tus contactos lo vean si decides escribir uno. Debajo de eso, hay cuatro iconos en el menú: Contactos, Conversaciones, Reuniones, Configuración. Estos determinan lo que ves en el cuerpo de la aplicación. Por defecto, se muestra Contactos, lo que significa que la mayor parte del tiempo estarás viendo tu lista de contactos cuando la aplicación esté abierta. Tus contactos tienen una foto, estado de disponibilidad e indicación de capacidad de video. Los gerentes pueden verificar el tiempo de inactividad de sus empleados, ya que SFB muestra una marca de tiempo de cuánto tiempo alguien ha estado lejos de su computadora.
A partir de ahí, continúa con tu caso de uso habitual. Haz doble clic en el icono de tu colega y aparecerá la ventana de conversación. Aparecen más iconos que te permiten hacer una llamada, compartir tu pantalla o enviar un archivo. También puedes encontrar un icono "+" en la esquina superior derecha para ampliar esta conversación a más personas. ¡Invita a toda la oficina, si quieres! Algunos niveles de suscripción permiten hasta 250 personas en una conversación.
El complemento de SFB para Outlook es genial. Una vez instalado, todo lo que necesitas para programar una reunión de Skype desde Outlook es crear una nueva reunión, hacer clic en el complemento del icono de SFB y se rellena automáticamente la información de tu conferencia en el cuerpo de la reunión. Agrega a tus asistentes, una agenda y selecciona una hora, y estarás listo para tu próxima conferencia telefónica.
La flexibilidad para incluir a usuarios que no son de SFB en tus reuniones y llamadas ayuda a que SFB se destaque como una excelente herramienta de colaboración. Cuando se invita a una reunión de SFB, los usuarios que no son de SFB tienen la capacidad de descargar la aplicación web de SFB en su navegador. La aplicación permite videoconferencias de alta definición, mensajes instantáneos en las reuniones, visualización de presentaciones, compartir pantalla, pizarra, sala de espera y controles de acceso para presentadores. La aplicación también permite audio y video basados en PC. La única desventaja es que otras funcionalidades de SFB, como ver la presencia de un usuario o la información de contacto, no están disponibles.
¿Dónde se puede ejecutar este programa?
Afortunadamente, Microsoft ofrece un cliente gratuito que puedes probar. Según el sitio web, el cliente básico gratuito ofrece funciones de presencia, mensajería instantánea y conferencias. Si tienes licencia para Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E3 y Office 365 Enterprise E4, también tienes licencia para el cliente de escritorio completo de Skype for Business para Windows, que incluye funciones adicionales como soporte telefónico avanzado, archivado y funciones de cumplimiento.
¿Hay una mejor alternativa?
Microsoft ha dejado claro que Teams reemplazará a SFB, pero no ha dado una fecha clara de cuándo se cerrará el servicio en cuestión. Si bien la interfaz de usuario de SFB es preferible, Teams tiene algunas ventajas claras en cuanto a características, especialmente para organizaciones más grandes. El chat persistente (piensa en salas de chat) y una mayor integración con otros productos de la suite de Microsoft Office son una ventaja de Teams. También es la opción a prueba de futuro, ya que es poco probable que se realicen más desarrollos con SFB.
Slack es otra alternativa muy popular. Tiene una de las mejores interfaces de usuario en el negocio, una adopción masiva, por lo que es probable que encuentres a otros en tu organización que tengan experiencia con ella, y Microsoft desarrolló Teams para competir con ella.
Nuestra opinión
Las pequeñas empresas deberían considerar seriamente SFB para sus necesidades de comunicación. Es decir, si aún no se han suscrito a Office 365 que lo incluye. Las grandes empresas pueden preferir las características más robustas de los servicios de VOIP completos o Teams. Su simplicidad es su punto fuerte. Microsoft Teams, el reemplazo de SFB, puede parecer desordenado y menos intuitivo, aunque más capaz.
¿Deberías descargarlo?
¿Participa tu oficina en la era moderna del trabajo remoto donde podría necesitar mensajería instantánea, videollamadas y teleconferencias? ¿Utiliza productos de Microsoft? Si es así, probablemente ya tenga SFB y, si no, la versión gratuita está a solo unos clics de distancia. Entonces, adelante.
